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ADHDがZoom会議でやってしまいがちな致命的失敗(体験レポート)

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ADHDはZoom会議で致命的な大失敗をしてしまう危険がある

新型コロナの影響で、プロジェクトのメンバーも取引先の皆様も全員テレワーク中で、社内ミーティングや取引先との打合せは全てZoom会議(ビデオ会議)でやっています。立場上、私がホストになってZoom会議を進行することが多いのですが、そんな中、自分自身のADHDの特性に起因すると思われる失敗が何度かありました。今のところはそんなに大変なことにはなっていませんが、気をつけておかないといつか致命的な失敗をしてしまう危険があるなと感じましたので、皆様にもお伝えしておこうと思います。そこのADHDさん、気をつけて!

入室申請に気づかず、待合室にずっと待たせてしまう

自分がホストの場合は、後から参加してくる人の入室を許可してあげる必要がありますが、つい会議に夢中になりすぎて、入室許可の申請に気づかないことがありました。ディスプレイを2台並べてZoom会議していたのですが、入室申請のお知らせはサブディスプレイのほうに表示されていて気がつかなかったのです。先日はメンバーを18分も待たせてしまっていました。。本当に申し訳ない。

■教訓:ホストは会議に没頭しすぎず、途中の入室申請にも気を配れ

入室許可しなくても入室できる設定にしておくのも一法ですが、入室されては困る人が入ってくるリスクもあるので、念のため入室許可した人だけ参加できる設定にしています。すぐできる対策としては、よく見るディスプレイのほうに入室申請の表示が出るようにしておくことですかね。

ミュートしたことを忘れてしゃべり続けてしまう

一生懸命しゃべっているのにどうも反応が薄いなぁ・・。あれ?こっち話してるのに別の話を始めた!?っと思ったら、あ、自分ミュートになってた!なんてことが何度もありました。しゃべり始める前は一応ミュートになってないか確認したほうがいいです。

特にADHDの人は、相手の反応にいつも以上に気を回したほうがいいかもしれません。Zoom会議では相手の反応をキャッチしにくいですからね。ビデオを切ってる人、ミュートにしている人が多い場合は、余計に気づきにくいでしょう。

■教訓:自分がしゃべるときはミュートになっていないか確認しよう

画面共有で見られてはいけない情報を晒してしまう

Zoom会議では自分のパソコンの画面を画面共有することがよくあります。私は自分の画面を見せて議事録を書きながら会議を進行することが多いので、打合せ中もほとんどの時間は自分の画面を共有しています。機密情報の漏洩には細心の注意を払っているつもりですが、先日ついにやってしまいました。

チャットツール(Slack)の画面を晒してしまう

打合せ中、タスクバーに通知(赤い数字のバッジ)が表示されて、無意識にクリックして内容を確認してしまいました。いつもはデュアルディスプレイで画面共有していないほうの画面にSlackを立ち上げていたのですが、その時はたまたま画面共有しているほうにSlackのウィンドウがあって、そのことに違和感をおぼえず数秒間内容を読んでしまい、ハッと気づいて慌てて画面を閉じました。

たまたま見られて困るような情報は含まれていませんでしたが、同じような状況で、見せてはいけない情報を晒してしまう危険性があると思ったら、背筋が凍りつきました。社内のミーティングならまだダメージも少ないですが、取引先との打合せでやってしまったら大問題です。Zoom会議はレコーディングされていることもあるので、数秒間とはいえ画面に映し出すだけで情報漏洩になってしまいます。そんな意図しない画面を晒してしまうリスクの回避方法は以下になります。

■教訓:画面共有は共有したいウィンドウだけを共有すべし

自分がPCで見ている画面と同じものを共有する方式は、打合せで見せたい資料や議事録、作成中のシステム画面など次々にウィンドウを切り替えて見せられるので便利ですが、情報漏洩のリスクを抱えてまでやるものじゃないですよね。利便性より安全性をとりましょう。

ADHDは短時間に色々なこと詰め込み過ぎ

もっと根本的な原因として、一度に沢山のことをやろうとしていたことに問題があったと考えます。自分と関係が薄い議題になったら内職して他の作業を少しでも進めようとか、Slackで社内メンバーの状況を把握して、できれば質問に回答しようとか、打合せ中もやれることはどんどんやってしまおうと考えていました。デュアルディスプレイとか駆使して、いろいろ工夫すれば問題なくやれるだろうと。

でもそんなことを考えがちなADHDだからこそ、打合せ中は余計なことをしちゃだめ!ミスにつながるぞ。ということを、テレワークを1カ月やってみて思い知りました。

■教訓:ADHDの人は、Zoom会議中に内職をすべきではない

まとめ

いかがでしょうか。テレワークでZoom会議をする人が増えているかと思います。私は数年前から業務で日常的にZoomを使っていたのでZoomの使い方などで困ることは無かったのですが、久々の職場復帰と炎上プロジェクトの状況が重なって、気持ちに余裕が持ててなかったというのもミスの原因だったと思います。

補足

今回の新型コロナ騒動で、Zoomがビデオ会議ができるサービスとして一気にメジャーになりましたが、画面共有してビデオ通話ができる他サービスも注意点はほぼ同じです。Teams、Skype、Google Meet、Chatwork、、、私は仕事柄、取引先が導入しているビデオ会議ツールを色々と使っていますが、やはり現時点ではZoomミーティングが一番使いやすいですね。話題のバーチャル背景も活用しています。

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